• Tijdens de coronapandemie volgen veel bedrijven het dringende advies van de overheid om zo veel mogelijk thuis te werken. Nieuwe werknemers moeten in veel gevallen vanuit huis ‘onboarden’.
  • Nieuwkomers moeten op afstand worden ingewerkt en digitaal het bedrijf en collega’s leren kennen. Een ‘buddy’ kan daarbij helpen, zegt onboarding-specialist Ardiënne Verhoeven.
  • Bedrijven hebben de neiging om in te blijven zetten op verbinding met bijvoorbeeld een wekelijkse borrel, maar dat biedt volgens Verhoeven weinig soelaas.
  • Volgens haar is het belangrijk dat we de thuiswerksituatie accepteren en dat bedrijven zich richten op autonoom werken.

De coronapandemie mag het leven dan deels stilleggen, het aannemen van nieuwe werknemers gaat bij veel bedrijven gewoon door.

Met het dringende advies van de overheid om zo veel mogelijk thuis te werken, moeten nieuwe medewerkers in veel gevallen onboarden op afstand.

Nieuwe collega’s leren kennen en het tot je nemen van regels en protocollen gebeurt grotendeels digitaal. Gelukkig kan dat in dit technologische tijdperk.

Maar is dat voldoende als je als nieuwe werknemer vanuit je woonkamer gaat meedraaien in een bedrijf met zijn eigen cultuur, manier van werken en ongeschreven codes?

Het hangt er maar net vanaf wat de verwachtingen zijn, blijkt uit een gesprek dat Business Insider voerde met onboarding-specialist Ardiënne Verhoeven.

Autonoom werken belangrijker dan verbinding

“Bedrijven hebben de afgelopen jaren veelal ingezet op verbinding, maar tijdens deze crisis wordt een heel andere waarde ook belangrijk: hoe kan een nieuwe medewerker zo snel mogelijk autonoom aan de slag?”, stelt Verhoeven. 

“Je kunt wel streven naar verbinding, maar dat wordt wel ingewikkeld met digitale teamborrels. Het lijkt me goed als mensen accepteren dat we nu eenmaal op afstand en alleen moeten werken, want iets nastreven wat eigenlijk niet kan plaatsvinden valt uiteindelijk voor iedereen tegen.”

Dat zal niet voor elk bedrijf even makkelijk zijn, denkt Verhoeven.

"Bij organisaties zie je twee stromingen. Je hebt de organisaties die zeggen: 'Wij zijn blauw, jij oranje en nu moet jij ook blauw worden.' En er zijn organisaties die vragen: 'Wie ben jij als individu en hoe functioneer je hier optimaal?'", legt ze uit.

"De organisaties die tot de eerste stroming behoren zullen het ingewikkelder vinden om de verbinding meer los te laten en zich te richten op autonomie van hun nieuwe medewerker."

Verwachtingen managen

In haar boek Onboarding, het managen van verwachtingen uit 2019, benadrukt Verhoeven dat het managen van verwachtingen van groot belang is.

In de vacaturetekst en sollicitatiegesprekken komt vaak naar voren wat een werkgever van de nieuwkomer verwacht, terwijl diens verwachtingen juist onderbelicht blijven.

Verwachtingen die niet aansluiten op de realiteit van het bedrijf kunnen ertoe leiden dat de medewerker vroegtijdig vertrekt.  

Verwachtingen zijn ook ongelooflijk belangrijk bij het onboarden in de coronapandemie, zegt Verhoeven.

“Om autonoom aan de slag te kunnen, moet duidelijk zijn wat de organisatie van jou verlangt, maar ook wat jij van de organisatie vraagt. Wat moet je doen, met wie? Dit gaat veel meer over de inhoud van een baan dan over verbinding, waarvoor je live ontmoetingen zoals een vergadering borrel of een gesprek bij de koffieautomaat nodig hebt.”

Uiteraard is het niet de bedoeling dat de nieuwe werknemer aan zijn lot wordt overgelaten. “Al zijn er wel bedrijven die nieuwkomers een opdracht geven die solitair kan worden uitgevoerd en over een half jaar wel weer verder zien”, lacht Verhoeven.

Niet iedereen kan een 'buddy' zijn

In de meeste gevallen is enige begeleiding wel prettig. Dan kan het aanstellen van een ‘buddy’ uitkomst bieden. “Er is iemand nodig die de rol van verbinder op zich neemt, een ingang voor de nieuwe medewerker naar de rest van de organisatie”, zegt Verhoeven. 

Volgens haar is niet iedere collega geschikt. “Met een buddy die vooral gericht is op de inhoud van werkzaamheden legt een nieuwkomer geen connecties. De keuze van een goede buddy of coach is dus van belang. Zorg dat deze persoon weet wat hij of zij moet doen en bewerkstelligen.”

[activecampaign form=20]

Bedenk hierbij dat kennis vaak niet in documenten zit, maar in mensen, zegt Verhoeven. Een goede buddy staat volgens haar wekelijks stil bij wie de nieuwkomer kent en welke informatie hij of zij nodig heeft.

Daarnaast maakt de buddy een inschatting van wie de nieuwkomer moet leren kennen en helpt de nieuwe collega daarmee op weg.

Hoe verdraag je eenzaamheid?

Het accepteren van eenzaamheid in een nieuwe rol is één ding, maar je moet het ook nog kunnen verdragen, benadrukt Verhoeven.

“Mensen willen bijdragen, zeker als ze net van baan zijn veranderd. Bekijk hoe dat op afstand kan. Mensen hebben in hun vorige baan bijvoorbeeld ervaringen opgedaan die relevant kunnen zijn voor het bedrijf. Je kunt iemand hier een rapport over laten schrijven of een webinar laten organiseren. Doe een beroep op creativiteit en laat mensen ook vooral zelf met initiatieven komen.”

Ook hier is het van belang dat beide partijen duidelijk hun verwachtingen uitspreken. “Afgelopen jaren is het er ingeslopen dat verwachtingen vooral worden uitgesproken door organisaties, maar het gaat erom wat je over en weer verwacht.”

Daarnaast is het belangrijk dat een nieuwkomer de nodige waardering en aandacht krijgt. “Mensen zijn gebaat bij een ‘dankjewel’ op zijn tijd, maar dat is nu ingewikkeld. In ons land zijn we überhaupt niet zo gericht op ‘wat geweldig en fantastisch’, terwijl mensen daar wel op zitten te wachten", zegt Verhoeven.

"Normaal gesproken zeg je tussen de bedrijven door “wat een leuke presentatie”, maar dat kan nu niet. Je moet veel bewuster een blijk van waardering geven. En dan niet pas aan het eind van het project, maar al best snel.”

Kennis opdoen tijdens informele contactmomenten zit er even niet in

Met een buddy, een helder beeld van de verwachtingen en de nodige aandacht mis je als nieuwkomer nog steeds de informele contactmomenten waarin ook veel kennis wordt opgedaan.

Denk aan inzicht in de informele machtsverhoudingen, de kneepjes van het vak die je bij anderen kan afkijken en de inspiratie die je opdoet tijdens toevallige gesprekken met collega’s.

Daarnaast kun je tussen de bedrijven door om hulp vragen. Dat is toch anders dan een e-mail sturen met een hulpvraag. 

Voor hulpvragen kan een moment in de week ingelast worden en wellicht kan een buddy bepaalde inzichten geven, zegt Verhoeven.

Maar volgens haar moeten we vooral accepteren dat veel momenteel niet kan. “Informele machtsverhoudingen pik je op tijdens gesprekken bij de koffieautomaat, dat is nu niet mogelijk", stelt ze.

Verhoeven vergelijkt de huidige situatie met die van eindverantwoordelijken die op afstand leidinggeven. Deze managers zeiden in een onderzoek dat het negen maanden duurde voordat ze de organisatie doorhadden.

Vergevingsgezindheid is van belang

Volgens Verhoeven zijn we niet gewend om in ons eentje te werken, daarom vinden we het ingewikkeld.

“Toch zul je nu zelf op zoek moeten gaan naar inspiratie, die hoeft niet alleen vanuit je collega’s te komen. Praat bijvoorbeeld online met mensen buiten je vakgebied, dat kan ook van pas komen als de coronacrisis voorbij is.”

Ze verbaast zich over bedrijven die nog steeds wekelijks een borrel organiseren. "Wat lost dat op? Medewerkers zitten nog steeds vier en een halve dag thuis, dus je kunt beter uitzoeken hoe dat het beste werkt.”

En ja, daarbij zal je als nieuwkomer vaker in het duister tasten en wellicht drie keer je neus stoten. Verhoeven: “Als werkgever is een behoorlijke dosis vergevingsgezindheid wel van belang, niet alleen voor nieuwkomers maar voor alle werknemers.”

Lees meer over thuiswerken: